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gestion de temps: «ne pas sous-estimer l’importance de la technique événementielle»

9.8.2018
Utilisée à bon escient, la technique peut faire la différence lors d’un événement. Michel Dubler, responsable Business Development and Venue Service, nous explique à quoi il faut être attentif en tant que responsable événementiel lors de la commande et de la planification de la technique.

Michel, tu es l’interlocuteur principal des nouveaux clients chez Winkler. Comment les trouves-tu et dans quelle mesure connaissent-ils déjà nos prestations?

Nos clients viennent à nous par l’intermédiaire du réseau de la branche, du bouche-à-oreille, d’Internet ou des médias sociaux. Leurs demandes peuvent être variées. Certaines personnes ont déjà mis en œuvre divers événements et connaissent certains aspects de nos prestations. D’autres en sont à leur première manifestation de grande envergure et nous contactent donc pour la première fois. Pour ces requêtes, il est d’autant plus important de demander des informations précises et de bien expliquer au client la portée de ses choix. La situation est différente avec les projets faisant l’objet d’un appel d’offres public, pour lesquels les prestations requises sont clairement définies. Il en va de même pour les agences événementielles, qui disposent d’une certaine connaissance du secteur du fait de leur activité.

Il existe différentes possibilités de mettre en œuvre un événement. Comment proposer une offre appropriée lorsqu’on dispose d’une telle marge de manœuvre?

Il convient tout d’abord de clarifier très précisément les besoins du client. En tant que conseiller, il est de mon devoir de poser les bonnes questions. L’heure de début et de fin de l’événement sont par exemple des aspects essentiels. Étant donné que ceux-ci conditionnent directement les frais de personnel, ils peuvent avoir une influence déterminante sur le montant de l’offre. De même, si une manifestation débute tôt le matin, il faudra procéder à l’installation la veille.

Selon moi, il est aussi très important de déterminer l’importance que le client accorde à son événement. Les choses sont très différentes selon qu’il s’agit d’un simple événement informatif destiné aux collaborateurs ou d’une manifestation réunissant des partenaires majeurs.

La meilleure solution consiste à fixer un entretien personnel avec le conseiller et ce, par exemple, sur le site de l’événement. Cela permet de clarifier un certain nombre d’aspects importants d’un point de vue technique et de soumettre une offre sur mesure.

Les visiteurs peuvent-ils remarquer des différences de qualité technique ou pourrait-on théoriquement se contenter de la solution la moins coûteuse?

Des différences de qualité sont bien sûr perceptibles. Habitués à voir quotidiennement des émissions TV ou des spectacles à gros budget, les clients s’attendent aujourd’hui systématiquement à une solution technique parfaite. D’un point de vue financier, tous les types de production ne sont toutefois pas envisageables pour des événements privés ou organisés par des PME.

Il faut alors expliquer au client les compromis possibles et leur influence sur la qualité. De façon générale, les installations techniques sont souvent planifiées trop tard et avec un budget insuffisant.

À quels aspects faut-il réfléchir avant de te contacter pour une offre?

Le principe est simple: plus on dispose d’informations sur l’événement prévu, mieux c’est. Parmi ces informations, il y a notamment le site de l’événement, la forme des présentations (PowerPoint, flipchart, show multimédia) et le nombre de spectateurs attendu. De même, il est utile de connaître le nombre d’orateurs/oratrices prévu et le timing. Dans le cas d’une table ronde, il est par exemple indispensable de prévoir des plusieurs modérateurs, étant donné que plusieurs personnes seront amenées à interagir simultanément. Si le public est multilingue, il convient d’envisager plusieurs projections et de proposer des présentations bilingues. Un spectacle aussi peut être mis en scène de diverses façons. En effet, un artiste se produisant en solo aura des exigences techniques différentes de celles d’un groupe.

Il y a donc un certain nombre d’aspects à prendre en compte sur le plan technique. Heureusement, il existe des conseillers expérimentés qui ont déjà réalisé d’innombrables événements et disposent d’une solution adaptée à quasiment toutes les situations. En l’absence d’informations détaillées en début de planification, notre expérience nous permet néanmoins d’élaborer une offre indicative en vue de la définition du budget.

Comme je l’ai déjà dit, la meilleure solution est de convenir d’un entretien personnel avec un conseiller. Cela permet d’aborder les points essentiels de manière proactive et d’élaborer une offre sur mesure adaptée aux besoins du client.

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