Eventplanung: Was man bei einer Technikanfrage beachten muss.
9.8.2018
Richtig eingesetzt kann die Technik an einem Event den massgebenden Unterschied ausmachen. Michel Dubler, Leiter Business Development und Venue Service, erklärt uns, worauf man als Eventmanager bei der Anfrage und Planung der Technik achten soll.
Michel, du bist bei Winkler die zentrale Anlaufstelle für Neukundenanfragen. Woher erhältst du diese und wie detailliert wissen die Kunden bereits über unsere Dienstleistung Bescheid?
Kunden finden uns über das Branchen-Netzwerk, durch Mund-zu-Mund-Propaganda, Internet oder Social Media. Diese Anfragen kommen jeweils ganz unterschiedlich daher. So haben gewisse Personen bereits mehrere Anlässe in die Tat umgesetzt und kennen einige Bausteine unserer Dienstleistung. Andere realisieren gerade den ersten grösseren Anlass und kommen somit zum ersten Mal mit uns in Kontakt. Bei diesen Anfragen ist es umso wichtiger, genaue Informationen zu erfragen und dem Kunden das Ausmass der jeweiligen Entscheidung aufzuzeigen. Eine andere Form der Anfrage sind die öffentlich ausgeschriebenen Projekte, bei welchen eine ganz klare Vorstellung davon herrscht, was angeboten werden soll. Ähnlich genaue Vorstellungen haben die Eventagenturen, die als Insider bereits über ein gewisses Know-how verfügen.
Ein Anlass kann auf verschiedenste Art und Weise umgesetzt werden. Wie kann man bei einem solch grossen Spielraum überhaupt ein passendes Angebot unterbreiten?
Als erstes gilt es, die Bedürfnisse des Kunden genau abzuklären. Als Berater ist es meine Aufgabe, die richtigen Fragen zu stellen. Es ist zum Beispiel essenziell, die Start- und Endzeit des Anlasses zu kennen. Dies steht in direkter Abhängigkeit zur Personalberechnung und kann die Offerte entscheidend beeinflussen. Beginnt der Anlass beispielsweise am frühen Morgen, muss man bereits am Vortag aufbauen.
Für mich ist es ausserdem enorm wichtig, herauszufinden, wie hoch der Stellenwert des Events beim Kunden ist. Es macht einen grossen Unterschied, ob es sich um einen einfachen Infoanlass für die Mitarbeitenden oder um ein Event mit den wichtigsten Stakeholdern handelt.
Am besten klappt es, wenn man mit dem Berater ein persönliches Gespräch vereinbart und dieses wenn möglich in der Eventlocation abhält. So können gewisse für die Eventtechnik wichtige Punkte bereits geklärt und das Angebot massgeschneidert unterbreitet werden.
Bemerkt man als Besucher eines Anlasses qualitative Unterschiede in der Technik oder könnte man theoretisch auf der günstigeren Variante bestehen?
Auf jeden Fall merkt man Unterschiede in der Qualität. Hervorgerufen durch den täglichen Konsum von aufwändigen TV- und Showproduktionen gehen Kunden heutzutage stets von einer perfekten technischen Lösung aus. Diese Art von Produktionen sind für Privat- oder KMU-Anlässe oft jedoch gar nicht finanzierbar.
In solchen Fällen muss man dem Kunden aufzeigen, welche Kompromisse nötig werden und was diese für Einflüsse auf die Qualität haben. Generell wird die Technik meist zu spät und mit zu wenig Budget eingeplant.
Worauf muss man dann überhaupt achten, bevor man eine Anfrage bei dir platziert?
Grundsätzlich gilt das Prinzip: Je mehr man bereits über den Anlass weiss, desto besser. Dazu gehören Informationen wie die Eventlocation, die Form der Präsentationen (Powerpoint, Flipchart, Multimedia-Show) und die Grösse des Publikums. Auch, wie viele Redner/innen und Programmpunkte geplant sind oder das Timing. Bei einer Podiumsdiskussion zum Beispiel ist es unabdingbar, dass man Fachpersonen für die Betreuung dazu bucht, da mehrere Menschen gleichzeitig miteinander interagieren. Ist das Publikum mehrsprachig, sollte man über mehrere Projektionen nachdenken und die Präsentationen zweisprachig zur Verfügung stellen. Auch eine Band kann unterschiedlich daherkommen. Ein Alleinunterhalter hat andere Anforderungen an die Technik als eine Cover-Band.
Man sieht, dass man bei der Technik so einige Details beachten muss. Es gibt jedoch erfahrene Berater, die bereits unzählige Anlässe realisiert und für nahezu jede Ausgangssituation eine Lösung parat haben. Sollten am Anfang der Planung noch wenige Details zum Anlass bekannt sein, können wir selbstverständlich auf Grundlage dieser grossen Erfahrung Richtangebote für den Budgetprozess erarbeiten.
Im persönlichen Gespräch können die wichtigsten Punkte jedoch am besten erarbeitet werden. Der Berater kann so das Angebot genau auf den Anlass massschneidern und die Kundenbedürfnisse optimal abdecken.
Bild: Michel Dubler, Leiter Business Development & Venue Service